近日，美國質(zhì)量學會認證機構(gòu)認可委員會（ANAB）發(fā)布了一篇討論管理評審的文章。文章就管理評審策劃、管理評審中的趨勢分析以及管理評審輸出的處理方式等提出了看法。管理評審作為管理體系自我完善的重要手段，對管理體系的改進和運行具有推動作用，因此，我們將此篇文章進行整理，與大家共同探討。

 

 

一、為什么要進行管理評審？

     
如果沒有導航設(shè)備，你會不會穿越海洋？一個小小的錯誤就有可能會導致嚴重偏離航線而錯過最終目標。在管理體系運行過程中，管理評審就是這樣一枚“導航器”，可確保機構(gòu)的運作目標和認可標準的要求得到滿足。

 

       許多認可相關(guān)標準都包含了對管理評審的要求，但是有些機構(gòu)僅僅將管理評審要求視為每年核對清單的任務(wù)，而忽略了這個管理工具的重要意義。在認可評審活動中，每年與管理評審相關(guān)的不符合項都會出現(xiàn)在不符合項清單的前十名，其實，這些不符合項都是可以通過進行良好的管理評審策劃而避免的。

二、管理評審策劃

 

       機構(gòu)應(yīng)根據(jù)其自身需求策劃管理評審活動。可以每年以年會的形式召開，也可以一年舉行多次，要求是評審會議要覆蓋所有的管理評審輸入和輸出，并保存相關(guān)記錄。如果策劃定期召開較短的管理評審會議，也可以針對某項具體的輸入內(nèi)容進行更加深入的討論和分析，并對之前會議確定的輸出進行評審，以清楚地表明機構(gòu)在實施管理體系變更或改進時的方向。無論機構(gòu)選擇哪種方式，都應(yīng)建立程序或模板，來確保管理評審的所有必需要素均已完成評審并記錄。

 

       管理評審是一個強大的工具，可推動管理體系的改進和運行。如果發(fā)現(xiàn)潛在的差距或風險，可采取措施來推動內(nèi)部改進、降低風險或捕捉潛在的市場機會。

 

三、管理評審中的趨勢分析

在實施管理評審時，對輸入內(nèi)容進行趨勢分析是非常重要的。例如，機構(gòu)可能會注意到在過去的一年里收到了 12 起投訴，那這些投訴屬于哪些類別？是否存在一種可以采取行動的趨勢？如果大多數(shù)投訴與處理時間有關(guān)，那么可能會針對這個問題采取相關(guān)改進措施。同樣的原則也適用于其他管理評審輸入，例如：

 

•  與機構(gòu)相關(guān)的內(nèi)外部變化；

 

•  目標的實現(xiàn)情況；

 

•  方針和程序的適宜性；

 

•  以往管理評審措施的實施狀態(tài)；

 

•  內(nèi)部/外部審核的結(jié)果；

 

•  糾正措施的狀況；

 

•  來自客戶和員工的反饋；

 

•  工作量和工作類型的變化；

 

•  風險識別。

 

以上是可以利用趨勢分析以幫助實現(xiàn)重大改進的幾部分內(nèi)容。

 

四、使用 SMART 目標進行管理評審

 

       管理評審的關(guān)鍵步驟是確定輸出，以作為推動改進的工具。一種方法是為每個輸出確定SMART目標：

 

•  Specific：識別明確具體任務(wù)。

 

•  Measureable：如何對任務(wù)進行衡量？

 

•  Accountable：誰負責完成和/或參與執(zhí)行任務(wù)？

 

•  Realistic：任務(wù)是否切合實際，能否實現(xiàn)目標？

 

•  Time：任務(wù)何時完成，是否有時間要求？

 

以這種方式處理輸出，可以幫助機構(gòu)跟蹤管理評審期間確定的措施落實的進展，確保這些措施不會被忽視。

 

五、管理評審的重要性

管理評審可始終確保機構(gòu)的管理體系在滿足管理和目標相關(guān)要求方面，具有持續(xù)的充分性和有效性。定期跟蹤輸出措施的落實情況，可確保按計劃實施改進。