未來的認證審核工作中，檔案信息電子化必然會取代紙質化，推行審核檔案電子化是大勢所趨，本文從管理體系審核檔案電子信息化的兩個階段進行探討。

    1、紙質檔案與電子檔案同行階段

    紙質檔案與電子檔案在保存時間上是有共性的，也就是說不管是紙質檔案還是電子檔案在保存時間上都必須在3年以上。根據《認證機構管理辦法》相關規(guī)定，保存時間至少應當與認證證書有效期一致。為了保持檔案的有機聯系，在保管檔案的時間規(guī)定上，每個機構可根據自己機構的特點規(guī)定保存檔案的年限，前提是一定要在有效檔案的生命周期內。

    紙質檔案最大的優(yōu)勢就是能體現其真實性和原始性，因為它保存了檔案形成前的真實面貌，也就是第一手資料，但其劣勢是占用大量空間，且需定制專用檔案裝具，在歸檔過程中，需要根據審核檔案資料的繁簡程度，分別定制不同尺寸的檔案裝具，這樣會給機構帶來一些額外費用。此外，還需配備足夠的檔案人力資源。

    而電子檔案在管理上的優(yōu)勢和劣勢正與紙質檔案相反，當然電子檔案比紙質檔案更具優(yōu)勢，目前大多數認證機構的檔案管理標識都是以認證證書號作為惟一性標識，同時按年份進行標注后，更能體現電子檔案的優(yōu)勢，比如便于查找、信息存儲量大、檢索范圍廣、能異地進行傳輸利用，大大降低了辦公成本。

    2、借力信息潮流推行審核檔案全程電子化管理

    隨著辦公自動化應用水平的提高，電子式記錄逐漸取代手寫記錄。從現有提交的審核資料來看，多數審核員運用計算機記錄代替手工記錄方式進行審核，同時也為企業(yè)提供電子或紙質的審核報告。更重要的是可以及時調用歷次審核信息，以及調用組織的一些重要資料，如企業(yè)的資質證書、環(huán)評資質，一些特殊行業(yè)的特殊資質情況等。

    一個項目的管理從初評到最后歸檔，需要各個部門的配合與合并工作，共同完成一個完整資料的創(chuàng)建工作，最后進入檔案管理員的手中。在對現行資料的完整性進行核實及做好惟一性標識后，可對其轉化成不可編輯的電子文檔形式，并備份，使之永久保存。

    從以下模塊，可以看出審核資料轉化為審核檔案的過程。



    實施檔案電子信息化既能體現認證機構的信息化運用程度，也能發(fā)揮認證機構在管理上的優(yōu)勢與效率，這也是提升認證機構整體管理水平的一個重要手段。

    需注意的是，管理體系審核檔案電子化記錄的保存方式，應符合《質量管理體系認證規(guī)則》之規(guī)定，即以電子文檔方式保存記錄的，應采用不可編輯的電子文檔格式。在電子化檔案存儲上，以不可更改的形式保存如PDF、JPG或者以加密的形式進行存放，也可以刻盤的形式或者以移動硬盤的形式進行異地備份。