在中國的大型合資或外資企業(yè)，為了專心于自己核心產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和制造，會(huì)把物流服務(wù)需求外包出去或分包出去。他們在尋找物流服務(wù)提供商時(shí)，常常采取招標(biāo)的方式。現(xiàn)在，我國國有企業(yè)、民營企業(yè)也在逐漸采用招標(biāo)的方式選擇自己的物流合作伙伴，物流企業(yè)為了投標(biāo)成功，應(yīng)該做好以下幾項(xiàng)工作,以提高投標(biāo)成功率。
一、參與競標(biāo)前的五項(xiàng)準(zhǔn)備工作
招標(biāo)企業(yè)向擬定的物流企業(yè)發(fā)出招標(biāo)意向書。招標(biāo)意向書是招標(biāo)單位在招標(biāo)最初階段發(fā)出的招標(biāo)文件，主要表明招標(biāo)單位開始正式招標(biāo)，并提出了物流服務(wù)要求范圍和招標(biāo)的重點(diǎn)。物流企業(yè)綜合分析做出投標(biāo)決定后進(jìn)入投標(biāo)準(zhǔn)備階段。
1．組織物流項(xiàng)目投標(biāo)小組。投標(biāo)小組以物流企業(yè)的物流部為主組成，抽調(diào)公司有物流服務(wù)經(jīng)驗(yàn)、有進(jìn)行物流方案策劃和設(shè)計(jì)能力的各種人員組成技術(shù)完備的投標(biāo)團(tuán)隊(duì)。
2．收集招標(biāo)企業(yè)的資料，認(rèn)真學(xué)習(xí)和了解招標(biāo)企業(yè)的狀況，包括成長經(jīng)歷、產(chǎn)品類型和特點(diǎn)、市場狀況以及物流服務(wù)的歷史，掌握招標(biāo)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和未來企業(yè)發(fā)展態(tài)勢。
3．研究招標(biāo)企業(yè)的招標(biāo)意向書，編制物流項(xiàng)目建議書，物流項(xiàng)目建議書是在接到招標(biāo)意向書之后和正式招標(biāo)書之前，在分析招標(biāo)企業(yè)的概況后做出的向招標(biāo)方應(yīng)標(biāo)的一種表示方法。同時(shí)，也是本企業(yè)自我介紹和宣傳自己物流服務(wù)能力的機(jī)會(huì)。
4．做好迎接招標(biāo)組來本企業(yè)考察的工作準(zhǔn)備，包括舉行座談會(huì)、POWERPNT演示稿、介紹本企業(yè)的物流服務(wù)優(yōu)勢，參觀本企業(yè)倉庫、車隊(duì)，高層領(lǐng)導(dǎo)接見等等。
5．認(rèn)真研究招標(biāo)文件，分析招標(biāo)內(nèi)容，提出招標(biāo)文件中的質(zhì)疑問題，并做好詢標(biāo)。分解招標(biāo)內(nèi)容，組成各內(nèi)容工作小組，編制投標(biāo)文件，確定中標(biāo)后項(xiàng)目實(shí)施的資源、人力以及費(fèi)用等，進(jìn)行投資效益分析，可行性分析等。
嚴(yán)格按照招標(biāo)書的時(shí)間要求，確定投標(biāo)活動(dòng)的時(shí)間表，并制定投標(biāo)工作計(jì)劃。
二、投標(biāo)時(shí)的八大步驟
招標(biāo)方會(huì)對各個(gè)投標(biāo)企業(yè)進(jìn)行資格考察，如了解企業(yè)的規(guī)模和業(yè)務(wù)種類、物流服務(wù)經(jīng)驗(yàn)、參觀倉庫和倉庫保管水平，了解運(yùn)輸方式以及自有車隊(duì)數(shù)量和運(yùn)輸監(jiān)控能力以及物流信息管理水平。選定參加投標(biāo)的物流企業(yè)并簽訂保密協(xié)議，即對招標(biāo)方為對方制作投標(biāo)書而提供的產(chǎn)品數(shù)據(jù)、客戶數(shù)量以及銷售渠道等資料保密，并只能用于制作投標(biāo)書。在取得投標(biāo)單位的保密承諾后，招標(biāo)方向投標(biāo)方發(fā)出正式物流服務(wù)項(xiàng)目的招標(biāo)書。
物流企業(yè)接受招標(biāo)書后正式進(jìn)入投標(biāo)階段，在投標(biāo)小組的領(lǐng)導(dǎo)和計(jì)劃下，有步驟、有節(jié)奏地按照招標(biāo)書的要求，參與投標(biāo)活動(dòng)。投標(biāo)小組召開各種會(huì)議，明確目標(biāo)，做好內(nèi)部分工，制定詳細(xì)的工作時(shí)間計(jì)劃。
1．仔細(xì)地分析研究招標(biāo)書的內(nèi)容是投標(biāo)成功的基礎(chǔ)。對招標(biāo)書中不清楚、不明白或有問題的地方，全部認(rèn)真記錄下來，一一列明。然后有計(jì)劃地與招標(biāo)方進(jìn)行討論，討論結(jié)果由招標(biāo)方確認(rèn)，作為招標(biāo)過程的支持文件。
2．精心編寫投標(biāo)文件。投標(biāo)文件是投標(biāo)活動(dòng)中最核心、關(guān)鍵性的文件，投標(biāo)書不但是一個(gè)完整的物流服務(wù)方案，而且是招標(biāo)方是否發(fā)標(biāo)的依據(jù)。
3．將投標(biāo)書精心裝訂成冊，在指定時(shí)間內(nèi)，截止時(shí)間前，派人親自將投標(biāo)書送到招標(biāo)人手中。
4．有計(jì)劃地向招標(biāo)方介紹物流企業(yè)的物流服務(wù)水平，為物流服務(wù)而選擇倉庫、庫房布置設(shè)計(jì)、倉庫改造計(jì)劃應(yīng)反復(fù)征求對方意見，按對方意見修正倉庫改造計(jì)劃。
5．精心準(zhǔn)備投標(biāo)答辯。將招標(biāo)方可能提出的問題做好回答準(zhǔn)備。在答辯會(huì)上，進(jìn)一步展示投標(biāo)方各種合理化建議，以及提高服務(wù)質(zhì)量，降低物流服務(wù)成本的措施。
6．在接到中標(biāo)通知書后，做簽訂合同的準(zhǔn)備，并就合同細(xì)節(jié)與招標(biāo)方進(jìn)行談判。制作物流服務(wù)合同，為簽訂合同做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
提出物流服務(wù)的具體實(shí)施計(jì)劃，包括項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間表，實(shí)施的具體內(nèi)容，人力和資源的調(diào)度，資金和費(fèi)用的預(yù)算，并與物流客戶交流。
7．提出采購社會(huì)物流資源計(jì)劃，對外實(shí)行分包，選擇分包商，與其簽訂分包合同。
8．組織物流運(yùn)作團(tuán)隊(duì)。選擇忠于企業(yè)，忠于職守，有一定物流運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)的人組成物流項(xiàng)目運(yùn)作團(tuán)隊(duì)。招聘新職工，進(jìn)行崗位培訓(xùn)，購置必要設(shè)備。在接手對方物流服務(wù)之前，制定崗位手冊、規(guī)章制度、現(xiàn)代企業(yè)管理模式。在與物流運(yùn)作團(tuán)隊(duì)工作一段時(shí)間后，物流投標(biāo)小組全部工作結(jié)束。投標(biāo)小組解散，物流服務(wù)交給物流運(yùn)作團(tuán)隊(duì)。
三、保證投標(biāo)成功的六大策略
為了取得投標(biāo)勝利，除了按照上述正常的投標(biāo)過程工作外，還應(yīng)針對不同的物流服務(wù)內(nèi)容和競標(biāo)對手，采取不同的投標(biāo)策略。
1．掌握招標(biāo)方的物流服務(wù)需求特點(diǎn)，提供多種物流服務(wù)方案以滿足招標(biāo)方特殊需要。如在運(yùn)輸配送物流服務(wù)中，可提出各種聯(lián)運(yùn)方案與之討論，供招標(biāo)方選擇。
2．分析競標(biāo)對手的優(yōu)勢和劣勢，掌握競爭對手的投標(biāo)動(dòng)向。以自己的優(yōu)勢抗衡競爭對手的優(yōu)勢，以自己的長處對應(yīng)競爭對手的劣勢，或提前行動(dòng)，使自己在競標(biāo)中占主動(dòng)地位。
3．與招標(biāo)方建立密切聯(lián)系，認(rèn)真對待招投標(biāo)中的每一次活動(dòng)，最大限度取得招標(biāo)方的信任。
4．樹立全心全意為客戶服務(wù)，一切以客戶需求為中心的理念。在投標(biāo)活動(dòng)中，一定要站在招標(biāo)方的立場上，看待自己的每一項(xiàng)方案和建議。尤其是當(dāng)你設(shè)計(jì)的提高服務(wù)質(zhì)量而降低物流服務(wù)成本的建議可能對自己不利的時(shí)候，提不提出這個(gè)建議，是檢驗(yàn)投標(biāo)方是否能真正為客戶著想的具有新的物流服務(wù)理念的標(biāo)準(zhǔn)。
5．提出靈活的報(bào)價(jià)方式。在與對方交流價(jià)格時(shí)，提出幾種價(jià)格方案。由于價(jià)格不同，服務(wù)質(zhì)量也有所區(qū)別，由客戶選擇即能滿足服務(wù)質(zhì)量需求，又較為合理的價(jià)格。同時(shí)，應(yīng)該承諾每年以一定的百分比降低物流服務(wù)成本。因?yàn)椋陂_始一年，由于服務(wù)技術(shù)不成熟和對產(chǎn)品不太熟悉，會(huì)產(chǎn)生格外的成本。隨著時(shí)間的推移，對產(chǎn)品特性的熟悉和服務(wù)技術(shù)的成熟，又加上客戶的產(chǎn)量在不斷增加，降低成本是理所當(dāng)然的。由投標(biāo)方主動(dòng)提出，表示出合作伙伴的誠意，會(huì)使自己中標(biāo)的機(jī)率加大。
6． 高層領(lǐng)導(dǎo)的交流和溝通。在投標(biāo)期間，應(yīng)安排物流企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)與招標(biāo)方領(lǐng)導(dǎo)會(huì)談，介紹本公司的實(shí)力和發(fā)展前景，從而在招標(biāo)方高層中留下深刻的印象。